Si vous êtes un professionnel en quête de nouvelles idées, n’hésitez pas à organiser, avec vos collaborateurs, des réunions de co-création. Dans cet article, découvrez 5 idées pour animer vos réunions, avec simplement quelques chaises, tables et fournitures de bureau, dans le but de maximiser la créativité de votre équipe. Certaines méthodes conviendront davantage aux petits groupes, tandis que d’autres seront plus adaptées aux réunions et rassemblements plus conséquents. On vous explique tout ici !
La méthode du bateau agile
- Taille idéale du groupe : De 5 à 12 personnes
- But de ce type de réunion : parvenir à identifier les freins & problématiques liées à un projet et/ou à un produit pour prioriser les actions à mettre en place.
- Durée : entre 1h et 1h30
- Matériel nécessaire : papiers, stylos, marqueurs, etc.
Fonctionnement de la réunion en Bateau agile :
Chaque participant note, sur des post-it, des éléments en rapport avec :
- Les vents favorables : les éléments externes qui peuvent favoriser la mise en place du projet.
- Les ancres : les freins qui pourraient ralentir la mise en place du projet.
- Les voiles : les forces internes qui peuvent contribuer à la réussite du projet.
- Les rochers : les obstacles qui peuvent se présenter pendant la mise en place du projet.
- L’équipage du bateau : la répartition des rôles de chacun
- L’île : l’objectif / La solution idéale
Les participants regroupent ensuite leurs post-it par catégorie. Chaque participant explique ses choix.
Ensuite, ils priorisent leurs idées en échangeant entre-eux. L’objectif est ici d’identifier 3 axes d’amélioration pour mener à bien le projet.
Enfin, il s’agit de mettre en place les actions décidées ensemble, en clarifiant bien le rôle de chacun.
La méthode des Papiers tournants (brain writing)
- Taille idéale du groupe : De 5 à 8 personnes
- But de ce type de réunion : proposer un grand nombre d’idées
- Durée : entre 1h et 2h
- Matériel nécessaire : stylos, post-it, feutres, marqueurs, etc.
Fonctionnement de la réunion Papiers tournants :
Chaque participant doit noter, sur une feuille vierge, 3 idées en 5 minutes. Ces idées doivent être en rapport avec l’objet de la réunion, préalablement expliqué par l’animateur (ex : trouver de nouvelles idées pour augmenter ses ventes, pour avoir une meilleure cohésion d’équipe, pour favoriser les échanges, pour trouver le lieu du prochain séminaire, etc.).
Ensuite, chaque participant passe sa feuille à son voisin. Il s’agit alors de compléter les idées déjà écrites sur la feuille, soit en les développant, soit en écrivant de nouvelles idées. Le timing est également de 5 minutes.
Il faut répéter cette opération jusqu’à ce que tous les participants aient pu écrire sur toutes les feuilles.
Ensuite, les participants doivent coller ces feuilles au mur et échanger sur les différentes idées évoquées. Le but est de retenir 2, 3 ou 4 idées au maximum.
Enfin, les participants doivent se répartir en plusieurs sous-groupes et s’occuper d’une idée. En 30 minutes maximum, chaque sous-groupe doit proposer un plan d’action répondant aux questions « Qui, Quoi et Quand ? ».
La méthode du Bocal à poisson pour vos réunions
- Taille idéale du groupe : De 10 à 20 personnes
- But de ce type de réunion : favoriser le travail en équipe en écoute active
- Durée : 30 à 45 minutes
- Matériel nécessaire : chaises, paper board (ou tableau blanc) et marqueurs.
Fonctionnement de la méthode du bocal à poisson :
Avec des chaises, il faut former 2 cercles concentriques dans une pièce : un centre « intérieur » et un cercle « extérieur ». Le cercle extérieur sera occupé par l’auditoire. Les échanges se dérouleront dans le cercle intérieur (de 6 à 9 chaises).
les participants du cercle intérieur vont engager une conversation suite à une première question posée par l’animateur. Il faut laisser une chaise vide pour qu’une personne de l’auditoire puisse venir prendre cette place, quand il le souhaite, pendant les débats.
Les participants présents dans le cercle intérieur peuvent aussi décider, lorsqu’ils n’ont plus rien à dire, de sortir de ce cercle pour rejoindre l’auditoire à l’extérieur. Leur place peut ainsi être prise par des membres de l’auditoire.
Pendant ces échanges, qui peuvent dériver sur différents sujets, l’animateur de la réunion doit noter les idées fortes qui en ressortent (sur un tableau ou paper board). Ce dernier peut aussi, quand il le souhaite, recentrer les échanges ou poser de nouvelles questions.
Enfin, à la fin des échanges, l’animateur formalise les idées principales et les présente à l’ensemble des participants. Il est également possible d’échanger, entre participants et avec l’animateur de la réunion, lors de cette dernière étape.
Les réunions World Café (ou Nappes tournantes)
- Taille idéale du groupe : De 12 à 800 personnes
- But de ce type de réunion : partager des idées et une vision
- Durée : 1h30 environ
- Matériel nécessaire : feutres (1 par participant), post-it, papiers en rouleaux ou très grandes feuilles à coller. Prévoir plusieurs tables et chaises (1 table pour 4 à 7 personnes).
Fonctionnement de la méthode World Café pour animer les réunions :
Il s’agit tout d’abord, en amont de la réunion, de préparer 3 questions qui seront posées aux participants. Il est recommandé de les poser en « entonnoir », en partant du général vers l’opérationnel. Cela libérera la créativité de participants pour les amener, progressivement, à des solutions concrètes
Avant de commencer la réunion, il faut désigner un « hôte de table » pour chaque table. C’est lui qui fera le lien entre les participants et qui organisera les idées, qui les structurera et qui les fera grandir au fil de l’avancée des « tablées ».
La première étape consiste à présenter, à tous les participants, les objectifs du world café et le fonctionnement de celui-ci.
Ensuite, une première question est posée. Répartis sur différentes tables, les participants à la réunion échangent entre eux pendant 15 à 20 minutes. Ils doivent formaliser une sorte de conclusion de leurs échanges.
Lorsque le timing est écoulé, tous les participants de la table vont sur une autre table. Seul l’hôte de table reste au même endroit. Celui-ci résume les échanges de la table précédente, auprès des personnes qui l’ont rejoint, et pose une deuxième question. Il s’en suit alors de nouveaux échanges, pendant 15 à 20 minutes. Ici aussi, une conclusion est formulée.
Les participants doivent ensuite changer une nouvelle fois de table, où une troisième question leur sera posée avec le même fonctionnement : résumé des échanges précédents par l’hôte de table, discussion et conclusion.
Enfin, à la fin du 3e round, chaque table doit sélectionner et présenter ses meilleures idées à l’ensemble des participants.
Les réunions en Forum Ouvert
- Taille idéale du groupe : De 20 à 2000 personnes (voire plus)
- But de ce type de réunion : permettre aux participants, en groupe, de traiter leurs propres objectifs et enjeux
- Durée : De 1/2 journée à 2 jours.
- Matériel nécessaire :
- Pour les ateliers : des paper board et des post-it, ainsi que des feutres, stylos & marqueurs.
- Dans la salle des nouvelles : des ordinateurs (pour rédiger les rapports)
- Sur la place du marché : des paper board ou des papiers en grand format pour pouvoir les afficher au mur.
Fonctionnement des réunions en Forum ouvert :
Les participants doivent préparer des questions qu’ils souhaitent traiter, en lien avec le thème central (défini par les organisateurs).
Ils viennent ensuite afficher leurs questions au mur, dans ce que l’on appelle la « place des marchés ». Il expliquent aux autres participants leurs motivations à poser cette question. Ils affichent leur question au mur.
Ensuite, les participants choisissent librement les sujets auxquels ils souhaitent participer, en fonction des questions affichées dans la place des marchés. Cela leur permet de se répartir en plusieurs « groupes de travail » : idéalement 1 groupe pour chaque question. Dans chaque groupe, un secrétaire est nommé. Celui-ci est en charge de noter le contenu des échanges et de livrer un rapport synthétique dans ce que l’on nomme le « salle des nouvelles ».
Les participants décident eux-même du timing qu’ils souhaitent accorder à leur problématique (généralement de 20 minutes à 1h). Lorsque cet « Atelier » est terminé, les participants peuvent se rendre dans d’autres ateliers, pour essayer de résoudre d’autres problématiques. En fonction des rotations des participants, ces ateliers peuvent durer, au total, plusieurs heures.
Enfin, avant de terminer le Forum Ouvert, tous les participants se réunissent pour échanger sur les propositions principales qui ont été formulées pendant les ateliers. Pour cela, ils s’appuient sur les rapports rédigés en Salle des nouvelles. Ils peuvent à nouveau échanger et partager leurs ressentis de cette expérience.
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